年會的舞臺設置方式大多為圓桌式。一個美麗而完美的會場布局自然需要年會的布景。精致的臺布，五彩繽紛的椅套，大面積的絲帶蝴蝶結裝飾，無論是代表財富的金色，喜慶的紅色，還是氣質的優雅紫色，都將照亮整個年會的視野。這將是色彩與激情的碰撞。
1. 總體目標:根據年會實現的目標。或者這取決于觀眾是誰
2. 活動時間:活動開發中的每個時間節點。定義開始和結束的持續時間，并根據持續時間劃分合理的活動總數。
3.活動形式:以何種方式開展活動。所有能夠保持互動溝通的活動，如領導講話、員工表彰、員工才藝表演、企業形象宣傳、頒獎典禮、抽獎等，都可以稱為活動形式。
4. 活動的一般過程:每個活動項目只是各種活動的自由組合，然后選擇合理的過程。
年會策劃公司一定要了解公司舉辦年會的需求，這是基本也是關鍵的。“一切以客戶為中心”是大多數年會策劃公司的宣言，也是大多數年會策劃公司努力實現的目標。于是客戶成為整個年會策劃的出發點。了解公司的需求并不是隨便聊聊就能做到的。這實際上是非常麻煩的。公司的年會策劃需要對公司進行深入的調查，了解公司的員工，之后掌握大部分員工對演出的期望，以及公司對這次年會的主題、風格和看法。
很多公司在籌備年會時很容易忽略這一點。事實上，舞臺背景是整個會場的核心功能，可以一目了然地營造出整個會場的氣氛。特別是精心策劃、精心構造的舞臺背板，能直接營造會場的恢弘氣氛和歡樂祥和的氣氛。加上精致的舞臺和舞臺組合。會場的聲已經完成。
