如果想讓會議取得成功，成立專門的臨時小組負責特別的工作，這樣可以做到分工明確，提高工作效率。我們可以先制定一個計劃，然后確定時間、地點、人員、活動、過程等。然后通過領導的審查，指揮實施和規劃崗位。每年通常會根據行業特點、企業結構、企業文化、季節特點、成本預算等設置不同類型的會議，如答謝客戶、員工總結、公司總結、企業聯盟、年終獎、公司聚餐等。
燈光音響設備對你的會議活動的演示有很大的影響，而且往往也對預算有很大的影響。當您考慮到其他音頻和視頻成本(如投影儀、互聯網接入和視頻服務)時，這一類別很快就成為預算中大的數字之一。
場地總體布局可分為內場和外場。
外場布置包括酒店餐廳外場、大廳、賓客路線和宴會廳接待室。外場的布置主要是引導來賓前進的方向，讓他們提前體驗企業會展的氣氛。
因此，招牌/背景墻/洗手盆通常布置在顯眼的地方。會議廳前廳可設置簽到臺、合影處、互動場所。如果有茶歇，也可以安排點心區。
室內部分包括舞臺、燈光、音響、餐桌椅的基本搭配。需要注意的是，舞美效果的分配應根據場地的大小和會展方案的需要而定。重要的是要考慮現場的安全因素，確保會場的安全。
毫無疑問，召開會務是有目的的。這時，就有必要弄清楚誰是主角的目的。如果是老板、領導干部看到的，那就全看老板喜歡什么了。如果他喜歡莊嚴，他就會策劃一個莊嚴的會務。如果他熱愛中國傳統文化，會務將更詩意、更如畫。(大多數會務也是老板的，所以先弄清楚老板喜歡什么)
假如老板不自戀，那就看其他人感興趣什么。職工就投票調查，消費者就問市場部門，依據會務受眾來明確會務的呈現方式是很重要的。
